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En al año 2017 la Superintendencia de Economía Solidaria impartió instrucciones para la administración del riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo, a través de la Circular Externa 04 del 27 de enero, en donde exige a las organizaciones solidarias vigiladas, diseñar e implementar el SARLAFT de acuerdo a las etapas de Identificación, Medición, Control y Monitoreo.
Conforme a lo anterior, la cooperativa inició en el 2017 la transición del ESQUEMALAFT al SARLAFT, diseñando e implementando documentos y estrategias que nos permitan prevenir y luchar contra el lavado de activos, el terrorismo, su financiación y los delitos conexos.
Para ello, ha definido las siguientes políticas:
COHOSAN establece como marco general para la aplicación del SARLAFT, las actividades de todos sus procesos requeridos para la Comercialización de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Dotación e Insumos Hospitalarios y para la Administración Integral de Servicios Farmacéuticos, adicionalmente tiene en cuenta el mercado donde se desarrollan sus actividades y la jurisdicción de influencia de la Cooperativa.
El Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia, el Revisor Fiscal, el Representante Legal, el Oficial de Cumplimiento y cada uno de los funcionarios de COHOSAN, son responsables por implementar iniciativas estratégicas para sensibilizar toda la estructura organizacional en lo relacionado con el flagelo del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, para que se apliquen los reglamentos internos relacionados con LA-FT, los procedimientos diseñados, las señales de alerta definidas y mitigar los riesgos asociados a las características de la Institución.
Constituye una obligación de la cooperativa, que antes de iniciar una relación comercial y/o contractual con clientes, asociados, proveedores, contratistas y funcionarios, se deben aplicar las instrucciones de debida diligencia contempladas en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Economía Solidaria.
Anualmente la cooperativa, actualiza la información de conocimiento de todos sus clientes, asociados, proveedores, contratistas y funcionarios, incluyendo la consulta y validación de los mismos en las principales listas nacionales e internacionales restrictivas y vinculantes para Colombia.
Para efectos de establecer relaciones contractuales, comerciales y/o la realización de convenios con personas identificadas como Personas Expuestas Públicamente PEP´s, las áreas responsables de la vinculación de terceros de la cooperativa, aplican los protocolos de debida diligencia, dando cumplimiento al conocimiento integral de estas personas, a conocer el origen lícito de los recursos a comprometer, y de la autorización para negociar o contratar otorgada por el órgano oficial competente.
Se constituye en una obligación especial de la alta dirección y de todos los funcionarios de COHOSAN colaborar adecuada y oportunamente con las autoridades en la prevención y control de los riesgos de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo – LAFT, entre otras, atendiendo de forma estricta y objetiva todos los requerimientos que eleven a la Cooperativa, especialmente la Superintendencia de Economía Solidaria.
COHOSAN, por su naturaleza jurídica, tendrá disponible la información financiera y tributaria sin ningún tipo de reserva para las solicitudes que en este sentido eleve la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF, de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1121 de 2006 y en la Ley 1621 de 2013, o las que las modifiquen, sustituyan, aclaren o adicionen.
Los colaboradores implicados en la detección y reporte de operaciones Sospechosas que se hayan intentado o se hayan materializado en la cooperativa, y que fueron informadas a la Unidad de información y Análisis Financiero UIAF, deberán ser guardadas con absoluta reserva.
Si algún funcionario de COHOSAN posee conflictos de interés relacionados con el sistema de Administración de riesgo de LAFT, deberá dar a conocer tal situación a su superior jerárquico inmediato, declararse impedido, apartarse de la toma de decisiones y permitir que su superior jerárquico tome las decisiones pertinentes.
El Representante Legal de COHOSAN impondrá las sanciones a los funcionarios por el incumplimiento, desacato y omisión de las políticas, los procedimientos y controles establecidos en el Sistema de Administración del Riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo SARLAFT y en el Código de ética y de comportamiento, y será considerado como una violación grave de las obligaciones de los funcionarios. Todo lo anterior sin menoscabo, de las demás sanciones que por ley le correspondan.
La alta Dirección, los directores y coordinadores, junto con el oficial de cumplimiento, se deben comprometer a crear, desarrollar y fortalecer una cultura organizacional orientada a anticipar y gestionar los riesgos de LA/FT de COHOSAN y a crear en los empleados una cultura de autocontrol, mediante habilidades en la identificación y valoración de riesgos operativos, legales, jurídicos, de contagio y reputacionales a los cuales puede verse expuesta la organización y su recurso humano, por lo cual, estos temas serán tenidos en cuenta en las actividades de formación del talento humano.
Todos los funcionarios de la cooperativa tienen un grado de responsabilidad con el desarrollo e implementación permanente del SARLAFT, para ello se comunican con el Oficial de Cumplimiento para informarle de factores de riesgo y operaciones inusuales que se puedan estar presentando en sus áreas de desempeño y que puedan eventualmente constituirse en operaciones sospechosas.
Los responsables de ejecutar procedimientos relacionados con el SARLAFT envían al Oficial de cumplimiento, los reportes físicos con la periodicidad establecida en la documentación y cualquier inquietud que se presente sobre los clientes, asociados, proveedores, PEP’s, contratistas, y funcionarios, lo realizan por escrito y debidamente documentado.
COHOSAN independientemente de sus objetivos comerciales y financieros, antepondrá a éstos, los postulados, políticas y procedimientos para alcanzar los objetivos y resultados del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo- SARLAFT.
De acuerdo con el Derecho Internacional, COHOSAN, consulta a todos sus clientes / asociados, proveedores, terceros y funcionarios en las listas restrictivas vinculantes para Colombia y reportará a la UIAF cualquier coincidencia que resulte.
Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo se conservarán dentro del archivo de gestión del Sistema de Administración de Riesgo SARLA/FT y deberán permanecer disponibles para que puedan ser consultados por los organismos de control, en especial de la Superintendencia de Economía Solidaria.
